مبادئ التفويض، وكيفية تفويض المهام، وعناصر التفويض))

كتبت//مرفت عبدالقادر احمد

يمكن أن يصبح التفويض أكثر فعالية إذا التزمت بمبادئ التفويض التالية:

مبدأ النتائج المتوقعة :

يشير هذا المبدأ إلى أن المدير يفوض السلطة إلى المرؤوسين ويحدد المهمة والنتائج المتوقعة بوضوح؛

فقد يقدم المدير أيضا أهدافا وغايات ومعايير أداء واضحة يتوقعها من المرؤوسين،

وهذا يمكن المرؤوس من فهم أهمية المهمة وعلاقتها بالمهام الأخرى وحدود السلطة المفوضة إليه لأداء المهمة.

مبدأ السلطة والمسؤولية :

السلطة تعني سلطة اتخاذ القرار، والمسؤولية تعني الالتزام بإكمال المهمة المحددة في الوقت المحدد؛

ووفقًا لهذا المبدأ، يجب أن يكون هناك توازن أو تكافؤ بين السلطة والمسؤولية،

فقد يؤدي الإفراط في السلطة دون مطابقة المسؤولية

إلى نتائج سلبية، وزيادة المسؤولية دون مطابقة السلطة لن تسمح للعامل بإكمال وظيفته في الوقت المحدد؛

فهناك حاجة لتحقيق التكافؤ بين كليهما للحصول على أفضل النتائج.

مبدأ المسؤولية المطلقة :

وفقًا لهذا المبدأ، يمكن للمدير تفويض السلطة ولكن ليس المسؤولية؛

فهذا يعني أنه حتى لو قام المدير بتفويض المهام إلى مرؤوس،

فإنه لا يزال مسؤول وخاضع للمتوجيه أمام رؤسائه عن تلك المهام. ويمكن للمدير توجيه المرؤوسين

فيما يتعلق بكيفية أداء المهام للتأكد من قيامهم بعمل جيد، ولكن المدير يظل مسؤولاً أمام رؤسائه

حتى الانتهاء من المهام علي أكمل وجه.

مبدأ التدرج :

يقترح هذا المبدأ مبادئ توجيهية واضحة حول التسلسل القيادي للمنظمة،

وهذا لمساعدة كل مرؤوس على أن يصبح على دراية بمن يجب إبلاغه ومن يمكنه تلقي الأوامر منه؛

ويقترح مبدأ التدرج أيضًا حدًا واضحًا للسلطة يمكن للمساعد ممارسة المبادرة داخله ولا يتعداه.

مبدأ مستوى السلطة :

وفقًا لهذا المبدأ، يمكن للمرؤوسين التعامل مع أي أمور تقع في نطاق سلطتهم، ويمكنهم فقط استشارة رؤسائهم

حول القرارات التي لا يمكنهم اتخاذها على مستوى السلطة الممنوح لهم؛ ويوصي المبدأ أيضًا

بأن يتجنب المدير التدخل في إجراءات وقرارات المرؤوسين، ويساعد هذا في منح الموظفين

الاستقلالية وقد يسمح أيضًا للموظفين ببناء الثقة في قدراتهم.

مبدأ وحدة الأمر :

يشير هذا المبدأ إلى أن كل مرؤوس يخضع لقيادة رئيس واحد فقط، وهذا يعني أن الموظفين

يمكنهم فقط تلقي المهام من رئيس واحد ويمكنهم تقديم تقاريرهم إليه فقط؛ ويساعد مبدأ وحدة الأمر

في تجنب الموقف الذي يقدم فيه الشخص تقارير إلى رئيسين لنفس الوظيفة،

ويمكن أن يساعد هذا المبدأ في تقليل النزاعات والارتباك في مكان العمل.

كيفية تفويض المهام :

إذا كنت في منصب قيادي، ففكر في اتباع الخطوات التالية لتتعلم كيفية التفويض بفاعلية:

معرفة الوقت المناسب للتفويض

تتمثل الخطوة الأولى لتفويض المهام في فهم وقت التفويض؛ فعلى سبيل المثال،

إذا كان الموظف يتطلع إلى التقدم إلى منصب قيادي، فيمكنك تفويض بعض المهام القيادية

لبناء مهارات القيادة وتحسينها. وضع في اعتبارك تقييم ما إذا كان تعيين مهمة معينة

يمكن أن يساهم في تطوير الموظف أو مساعدته على تحسين مهاراته قبل تفويض أي مهمة.

حدد الموظف المناسب:

ضع في اعتبارك تفويض المهام إلى موظف يمكنه إكمال مهمة محددة بشكل فعال

أو الاستفادة من تلك المهمة؛ فإذا لاحظت أن أحد موظفيك يحتاج إلى تحسين مهارة معينة،

يمكنك تفويض المهام إليه والتي يمكن أن تساعده على تحسين تلك المهارة.

فعلى سبيل المثال، إذا كان أحد الموظفين يخشى مخاطبة الأشخاص، فيمكنك تفويض المهام

التي تتطلب التحدث والتفاعل مع الآخرين. وبهذه الطريقة، يمكنهم تحسين مهارات الاتصال

والتعامل مع الآخرين؛ ويمكنك أيضًا تفويض المهام التي يجب إنهائها فى وقت محدد

إلى موظف لديه المهارات ونقاط القوة المناسبة لإكمال هذه المهام في الوقت المناسب.

اشرح أسبابك:

ضع في اعتبارك أن تشرح لمرؤوسيك أسباب إعطائهم مهام معينة، ويمكن أن يساعد شرح أسبابك

في معرفة كيفية التعامل مع المهمة ورفع معنوياتهم؛ فعلى سبيل المثال، إذا طلبت من موظف إجراء مقابلة عمل،

ففكر في توضيح أنك تعلم أنه يريد أن يصبح مديرًا قريبًا .

وأن المهمة المعينة يمكن أن تساعده في تطوير المهارات الإدارية والقيادية.

وقد يساعد ذلك في تشجيعهم على التعامل مع المهمة بجدية وطرح الأسئلة

التي يمكن أن تساعدهم في إكمال المهمة بنجاح.

وصف الأهداف وتوفير الموارد:

يمكن أن يساعد وصف أهداف مهمة معينة الموظف على فهم ما تتوقعه منهم

وما يحتاجون إلى تحقيقه لإكمال المهام، ويمكن أن يساعد وجود أهداف واضحة الموظفين

على تطوير خطوات لإكمال المهام، مما يساعدهم على تحسين مهاراتهم الإبداعية وحل المشكلات؛

ويمكنك أيضًا تزويدهم بالموارد التي يستخدمونها عند تنفيذ مهمة معينة،

فيمكن أن يساعدهم ذلك في إكمال المشروع بنجاح دون أي تأخير أو تحديات.

إبداء الرأي:

ضع في اعتبارك تقديم تغذية راجعة إلى مرؤوسيك بعد أن يكملوا المهام التي تمنحهم إياها،

ويساعد هذا الموظفين على معرفة كيف يمكنهم التحسن عند القيام بالمهام التالية

وقد يساعد أيضًا في بناء ثقتهم بأنفسهم، خاصة إذا أكملوا المهمة كما توقعت؛

ويمكنك أيضًا توجيه الموظف لأداء مهمة محددة إذا لاحظت أن طريقته غير فعالة.

عناصر التفويض:

هناك ثلاثة عناصر رئيسية للتفويض:

توزيع المسؤوليات:

يحدث تفويض المهام فقط عندما لا يكون لدى الرئيس الوقت الكافي لإكمال جميع أعماله،

فيقوم الرئيس بتعيين المهام إلى مرؤوسه المباشر.

تفويض السلطة:

بعد تفويض العمل، يجوز للرئيس تفويض كل من السلطة والصلاحيات للمرؤوس لإنجاز المهام

بطريقة محددة وإطار زمني محدد.

المساءلة:

المساءلة تعني أن المرؤوس يجب أن يكون مسؤولاً أمام كبار المسؤولين المباشرين عن المهام المفوضة؛

واعتمادًا على المنظمة أو المهمة، يجوز للمدير محاسبة أحد المرؤوسين في حالة حدوث أي خطأ أو تقصير،

وفي معظم الحالات يظل المدير مسؤولاً أمام الإدارة عن المهام التي قام بتفويضها بالرغم من انه لم يؤديها بنفسه.